règlement intérieur

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règlement intérieur

Message par Admin le Sam 2 Jan - 12:31

voilà le règlement intérieur a modifié aussi :

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « ». Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie papier ou courriel doit être remis à chaque adhérent qui en fait la demande.
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

Titre I : Adhésion à l’association
Titre II : Institutions de l’association
Titre III : Attributions des organes dirigeants
Titre IV : Charte des usagers
Titre V : Réglementation financière



TITRE I
Adhésion à l’association

Article 1 : Catégorie de membre
Parmi ses membres, l'association « Le Cercle Fantastique » distingue les catégories suivantes :
- Membres actifs ;
- Membres honoraires ;
- Membres bienfaiteurs ;
- Membres invités.

Article 2 : Les membres actifs
Sont membres actifs, les personnes qui soutiennent le projet de l’association et adhèrent aux statuts. Ils versent une cotisation annuelle dont le montant est proposé par le bureau et approuvé par l’Assemblée générale. Ils contribuent par leur travail à la vie de l’association et disposent du droit de vote lors des assemblées générales de l’association.

Article 3 : Les membres honoraires
Sont membres honoraires, les personnes qui ont été élus comme tels à la majorité du Conseil d’Administration pour service rendu à l’association. Ils sont dispensés du versement d’une cotisation annuelle mais ne disposent pas du droit de vote au sein de l’association. Le statut de membre honoraire peut être couplé avec le statut de membre actif.

Article 4 : Les membres bienfaiteurs
Sont membres bienfaiteurs, les personnes qui ont été élus comme tels à la majorité du Conseil d’Administration pour avoir offert à l’association en numéraire ou en nature une somme jugé suffisante par le conseil d’administration. Ils sont dispensés du versement d’une cotisation annuelle et disposent du droit de vote au sein de l’association pendant l’année de leur nomination au statut de bienfaiteur. Le statut de membre bienfaiteur dure jusqu’à sa suppression par un vote à la majorité du Conseil d’Administration. Ensuite, le statut de membre bienfaiteur peut être couplé avec le statut de membre actif.

Article 5 : Les membres invités
Toute personne souhaitant utiliser les produits/services de l’association sans pour autant y adhérer est considérée comme étant un membre invité. Un membre invité est dispensé de la cotisation annuelle mais ne dispose d’aucun des droits et devoirs des membres actifs dont le droit de vote. Au bout d’une période de probation de 5 visites, le membre invité doit adhérer ou cesser de bénéficier des services et prestations de l’association.

Article 6 : Cotisation et tarifs d’adhésion à l’association
Les membres d'honneur et les membres bienfaiteurs en exercice ne paient pas de cotisation sauf s’ils en décident autrement.
Les membres actifs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle fixe et forfaitaire.
Le montant de celle-ci est proposé chaque année par le Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale.
Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association et remis à un membre du CA ou en espèce remis en mains propres au trésorier ou au président et effectué au plus tard le 1er août de chaque année d’exercice.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.

Article 7 : Conséquences de l’adhésion : droits des adhérents
Les adhérents membres actifs, honoraires ou bienfaiteurs disposent du droit d’utiliser les locaux, services et prestations de l’association dans les limites fixées par le conseil d’administration et dans le cadre des horaires d’ouvertures.

Article 8 : Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents
L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur. Elle entraîne également de remplir une fiche d’adhésion au moment de l’inscription et d’y porter les mentions fidèles et exactes qui y sont réclamées. En cas d'email invalide sur le forum, ou plus valable, le membre ne peut plus bénéficier d'un accès à notre forum.
La transmission d'un courriel (via une inscription sur notre forum ou via la fiche d’inscription), entraine de fait l envoi des convocations aux assemblées générales ordinaires ou extraordinaires par courriel sauf mention contraire.
Le conseil d'administration ne pourra être tenu pour responsable en cas de courriel défaillant de la non-transmission d'un courriel ou de la suppression du compte sur le forum.

Article 9 : Démission -
Conformément à l'article 8 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au président de l’association.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

TITRE II
Institutions de l’association
(assemblées générales, organes de décision et de contrôle, commissions, collèges et comités consultatifs)

Article 10 : Courrier de rentrée
Ce courrier ou courriel est un courrier de bienvenue envoyé courant septembre par le bureau à tous les adhérents, il doit indiquer et contenir :
- les dates de réouverture du club et ses modalités d’ouverture (planning, horaire, fonctionnement) ;
- une invitation à l’adhésion pour l’année suivante.
Article 10bis : Courrier de début d’année
Ce courrier ou courriel est un courrier envoyé courant janvier par le bureau à tous les adhérents, il doit indiquer et contenir :
- une invitation à faire acte de candidature au CA par courrier ou courriel auprès du bureau. Cette candidature devra parvenir au bureau au plus tard le 31 mars. Toute candidature devra faire l’objet par le CA d’une publication sur le forum de l’association si celle-ci en possède un.

Article 11 : Convocation à l’Assemblée générale ordinaire
Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an au second trimestre de l’année sur convocation du bureau. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par courrier ou courriel s’ils en ont donné l’autorisation au Conseil d’administration lors de leur inscription.
Cette convocation doit également contenir la liste des candidats au CA sur laquelle les adhérents présents à l’AG devront se prononcer.
Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'AG sont autorisés à participer et voter à l’assemblée.
Des membres invités peuvent être présents aux délibérations avec l’accord exclusif du président de l’association et leur nombre ne peut dépasser celui des membres actifs présents.

Article 12 : Ordre du jour de l’Assemblée générale ordinaire
Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.

Article 13 : Quorum et vote de l’Assemblée générale ordinaire
Pour délibérer valablement, l’Assemblée Générale doit être composée du quart au moins des adhérents, ceux-ci ayant la possibilité de se faire représenter par un autre membre de l’association. Une seule procuration par membre présent ayant le droit de vote étant acceptée.
Si cette condition n’est pas remplie, l’Assemblée est convoquée à nouveau quinze jours à l’avance. Elle délibérera valablement quel que soit le nombre des membres présents.
Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité relative des membres présents. Les votes se font à main levée ou par bulletin secret à la demande d’un membre ayant droit de vote et déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.

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Article 15 : Convocation de l’Assemblée générale extraordinaire
Les membres de l'association seront convoqués selon la procédure suivante :
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par courrier ou courriel s’ils en ont donné l’autorisation au CA lors de leur inscription.
Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'AG sont autorisés à participer et voter à l’assemblée.

Article 16 : Décisions de l’Assemblée générale extraordinaire
Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée pour statuer sur une décision grave ou une modification des statuts à la demande de la moitié des membres du conseil d’administration ou d’au moins un tiers des membres de l’association.

Article 17 : Quorum et vote de l’Assemblée générale extraordinaire
Ses délibérations ne sont valables que si le quart au moins des membres sont présents. Sinon, elle devra être convoquée de nouveau à quinze jours d’intervalle et pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des présents. Dans tous les cas, elle ne pourra délibérer que sur les questions inscrites à l’ordre du jour par le conseil d’administration.
Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité relative des membres présents. Les votes se font à main levée ou par bulletin secret à la demande d’un membre ayant droit de vote et déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Les votes par procuration sont autorisés dans la limite d’une procuration par membre ayant le droit de vote présent.

TITRE III
Attributions des organes dirigeants (fonctions-clés et tâches fondamentales)

Article 18 : Les Organes dirigeants et attributions
Les organes dirigeants sont le Bureau et le Conseil d’administration.

Le Conseil d’administration est élu lors de l’assemblée générale comme vu à l’article 14.
Les modalités d’assujettissement des organes dirigeants à l’assemblée générale sont celle d’un fonctionnement collégial.

Les membres du bureau sont donc responsables de leurs actes et décisions devant le Conseil d’Administration.
Ce dernier peut demander la révocation de tout ou partie des membres du bureau sur un vote au 2/3 de ses membres.
Fonctionnement collégial
En cas de désaccord entre le CA et le bureau, c’est l’AG ordinaire ou extraordinaire qui tranchera le litige (par exemple, en révoquant les dirigeants ou, au contraire, en infirmant l’avis rendu par le CA).
L’AG avant de prendre sa décision entend les rapports du CA ainsi que celui du Bureau.

Article 19 : Fonctionnement des organes dirigeants
Le Conseil d‘administration est composé de 4 à 6 membres élus par l’assemblée générale en son sein. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.
Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans. Il est renouvelable par moitié tout les ans.
Le conseil d’administration choisit parmi ses membres un bureau composé de :
- un(e) président(e) ;
- un(e) vice-président(e) ;
- un(e) trésorier(ère) ;
- un(e) secrétaire.

Article 20 : Fonction opérationnelle des Organes dirigeants et attributions
Les membres du CA, assurent la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :
- organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association ;
- sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies) ;
- sélectionner les projets de l’association ;
- en assurer le pilotage ;
- organiser l’engagement des membres actifs, honoraires, bienfaiteurs et invités.
Les membres du bureau, représentent l’association vis à vis de l’extérieur.
Les membres du bureau, négocient et concluent tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agissent au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.

Article 21 : Fonction financière des Organes dirigeants et attributions
Le président et le trésorier veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources de l’association, les taches suivantes :
- le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
- la préparation et le suivi du budget ;
- les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
- la transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
- les demandes de subventions ;
- l’établissement de la comptabilité.

Article 22 : Fonction administrative
Le président et le secrétaire veillent au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources de l’association, les taches suivantes :
- la convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
- la bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
- l’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
- les déclarations en préfecture ;
- les publications au journal officiel ;
- la tenue du registre spécial ;
- l’envoi du courrier de bienvenue courant septembre.


TITRE IV
Charte des usagers

Article 23 : Locaux
Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.
Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux comme à leur propreté.

En cas de dépôt de biens et matériels dans les locaux de l'association, l’association n’est pas responsable de leur perte éventuelle et tout objet laissé en dépôt est considéré comme laissé en libre usage pour les autres membres du club qui ont l’obligation après utilisation de le replacer dans l’armoire.

Article 24 : Pratique des activités
Les activités se déroulent sous la responsabilité des animateurs en charge d’une activité de l’association. Ils ont seule autorité pour gérer l’activité et ses participants et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l’accès à tout adhérent ne respectant pas le règlement intérieur.
Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau, le CA ou le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors de ce cadre est strictement prohibée.

Article 25 : Prêt de matériel
Le matériel de l’association peut être prêté. Un cahier de prêt est présent dans les locaux l’association. Un prêt ne peut se faire que sous l’autorité d’un membre du CA, pour une durée limitée à un mois et à condition que le cahier de prêt soit correctement rempli.

Article 26 : Sanctions disciplinaires
Avertissement
Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement écrit à l’encontre d’un adhérent qui ne respecte pas le règlement intérieur et les statuts de l’association, dont le non-règlement de la cotisation.
Celui-ci doit être prononcé par le CA après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par le membre de son choix de l'association.
Si à l’issue de l’audition du membre averti, le CA juge bon de le sanctionner, cette sanction devra lui être notifiée par écrit et sera applicable immédiatement.

Sanctions
- exclusion définitive de l’association et de toutes ses instances ;
- exclusion temporaire de l’association et de toutes ses instances ;
- interdiction de prêt de matériel par l’association.


TITRE V
Réglementation financière

Article 27 : Modalités d'engagement des dépenses
Les membres du CA peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède le montant de la cotisation, un mandat du bureau devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.
Le trésorier de l’association peut pour sa part engager seul pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 150€, un mandat du bureau devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.

Article 28 : Modalités de remboursements des frais
Les frais justifiés par l'activité réelle de l’adhérent, dûment missionné par l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

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